Zamówienie aplikacji to inwestycja, więc naturalne jest pytanie: ile to się zwróci. Dobra wiadomość jest taka, że nie potrzeba skomplikowanych modeli finansowych. Wystarczy uczciwie policzyć, ile kosztuje dziś ręczna praca i jakie ma skutki uboczne.
Gdzie firma zyskuje najczęściej
- Czas zespołu. Mniej przepisywania, szukania informacji i odpowiadania na te same pytania. Ten czas wraca do pracy, która przynosi przychód.
- Mniej błędów. Pomyłki w ilościach, cenach czy terminach kosztują zwroty, poprawki i zdenerwowanych klientów. System waliduje dane i pilnuje reguł.
- Szybsza obsługa klientów. Szybka odpowiedź, jasny status i wygodna rezerwacja online zwiększają szansę, że klient wróci.
- Lepsza kontrola. Aktualne dane i raporty pozwalają podejmować decyzje na podstawie liczb, a nie przeczuć.
- Możliwość wzrostu. Firma może obsłużyć więcej klientów bez proporcjonalnego zwiększania liczby osób do obsługi administracyjnej.
Prosty sposób na oszacowanie zwrotu
Zacznij od jednego procesu, który chcesz usprawnić, i odpowiedz na cztery pytania:
- Ile osób zajmuje się tym procesem?
- Ile godzin tygodniowo to zajmuje łącznie?
- Ile kosztuje godzina pracy tych osób (z kosztami pracodawcy)?
- Jakie błędy lub opóźnienia się zdarzają i ile kosztują?
Przykład ilustracyjny
To uproszczony przykład, który ma pokazać sposób liczenia. Podstaw do niego własne liczby.
| Pozycja | Wartość |
|---|---|
| Ręczna obsługa zleceń i raportów | 15 godzin tygodniowo |
| Koszt godziny pracy | 60 zł |
| Koszt miesięczny (ok. 4,3 tygodnia) | ok. 3 900 zł |
| Koszt roczny | ok. 46 000 zł |
| Aplikacja ogranicza tę pracę o połowę | ok. 23 000 zł oszczędności rocznie |
Przy takich założeniach prosty system za kilkanaście tysięcy złotych zwróciłby się w mniej niż rok, jeszcze zanim policzymy mniejszą liczbę błędów i zadowolonych klientów. Przy innych liczbach wynik będzie inny, dlatego warto policzyć to dla własnej firmy.
O jakich kosztach warto pamiętać
- Budowa aplikacji, czyli główny koszt jednorazowy. Orientacyjne widełki znajdziesz w cenniku.
- Hosting i domena, zwykle od kilkuset złotych rocznie w prostych projektach.
- Utrzymanie i rozwój: poprawki, aktualizacje bezpieczeństwa, nowe funkcje. Opisujemy je w artykule Kto jest właścicielem aplikacji i kodu.
- Czas zespołu na wdrożenie: ktoś musi opowiedzieć o procesie i przetestować pierwsze wersje.
Kiedy zwrot będzie wolniejszy
Jeśli proces jest rzadki, mało kto się nim zajmuje albo gotowe narzędzie pokrywa 90 procent potrzeb, aplikacja na miarę może się nie opłacić. Wtedy uczciwie doradzimy gotowe rozwiązanie. Pomaga w tym artykuł Aplikacja na zamówienie czy gotowe oprogramowanie?.
Jak zmniejszyć ryzyko
Zacznij od małego zakresu, który rozwiązuje najdroższy problem, i buduj etapami. Pierwsza działająca wersja szybko pokaże, czy założenia się sprawdzają, zanim zainwestujesz w kolejne funkcje.