Większość firm zaczyna od arkusza kalkulacyjnego, skrzynki mailowej i notatnika. Na początku to w zupełności wystarcza i jest tanie. Z czasem przybywa klientów, zleceń i pracowników, a te same narzędzia zaczynają hamować pracę. Problem polega na tym, że ten moment trudno zauważyć, bo koszty rozkładają się na wiele drobnych, codziennych rzeczy.
1. Te same dane wpisujecie w kilku miejscach
Klient trafia do arkusza, potem do faktury, potem do kalendarza. Każde przepisanie to czas i okazja do pomyłki. Jeśli ktoś w firmie regularnie „przenosi dane z jednego miejsca do drugiego”, to jest pierwszy kandydat do automatyzacji.
2. Nikt nie jest pewien, która wersja pliku jest aktualna
Plik „grafik_final_nowy2” to klasyczny objaw. Gdy kilka osób edytuje te same dane, wcześniej czy później ktoś nadpisze cudzą pracę albo zadzwoni do klienta z nieaktualną informacją.
3. Wiedza o procesach siedzi w głowach pojedynczych osób
Jeśli tylko jedna osoba wie, jak „to się u nas robi”, jej urlop lub odejście oznacza kłopot. Aplikacja zapisuje proces w systemie, dzięki czemu nowa osoba szybko wchodzi w pracę, a firma nie zależy od jednej osoby.
4. Klienci pytają o rzeczy, które powinni sprawdzić sami
„Na jakim etapie jest moje zlecenie?”, „Kiedy mogę przyjechać?”, „Prześlecie mi jeszcze raz fakturę?”. Każda taka rozmowa zabiera czas. Prosty panel klienta z historią i statusami zdejmuje z zespołu większość tych telefonów.
5. Płacicie coraz więcej za licencje, a i tak nie pokrywają potrzeb
Gotowe programy często wyceniane są za użytkownika. Gdy zespół rośnie, rachunek rośnie razem z nim, a brakujące funkcje i tak trzeba obchodzić dodatkowymi narzędziami. Przy kilku latach użytkowania własna aplikacja bywa tańsza w całkowitym rozrachunku.
6. Raporty przygotowujecie ręcznie
Jeśli co miesiąc ktoś poświęca pół dnia na zebranie liczb z kilku plików, to znak, że dane powinny trafiać do jednego miejsca, a raport powinien tworzyć się sam.
7. Chcecie się wyróżnić albo Wasz sposób pracy jest inny
Jeśli to, jak działacie, jest Waszą przewagą, nie warto jej spłaszczać do ustawień cudzego narzędzia. Podobnie, gdy chcecie zaoferować klientom coś, czego konkurencja jeszcze nie ma, gotowy program, z którego korzystają wszyscy, tego nie zapewni. Aplikacja na miarę odwzorowuje Wasz proces i pozwala wprowadzić rozwiązanie, którego nikt inny nie ma.
Wystarczą dwa, trzy z tych sygnałów, żeby warto było policzyć, ile naprawdę kosztuje obecny sposób pracy. Jak to zrobić, opisujemy w artykule Ile zyskuje firma na aplikacji na miarę.
Czy trzeba od razu budować duży system?
Nie. Najlepiej zacząć od jednego, najbardziej bolesnego procesu i zbudować dla niego małe, działające narzędzie. Gdy zespół zobaczy korzyść, można je stopniowo rozbudowywać. Takie podejście ogranicza ryzyko i budżet na starcie.
Jeśli rozważasz taki krok, zobacz, jak wygląda budowa aplikacji na zamówienie, albo porównaj ją z gotowym oprogramowaniem w artykule Aplikacja na zamówienie czy gotowe oprogramowanie?.